Caso práctico: Automatización de las operaciones jurídicas en una empresa global de rápido crecimiento

Sep 12, 2023 | Casos prácticos, Historias de éxito

Caso práctico: Automatización de las operaciones jurídicas en una empresa global de rápido crecimiento

Nombre: ScaleFocus
Página web: https://www.scalefocus.com
Sector: Tecnología de la información
Empleados: Más de 1000 especialistas
Mediana: 3 abogados

 

 

 

Más sobre ScaleFocus

Mejoras clave

%

Ahorro de tiempo de redacción

Errores por documento

%

Aceleración del proceso de contratación

Departamentos automatizados

Antecedentes

  • ScaleFocus es una empresa de tecnología, I+D e ingeniería avanzada que opera en EE.UU. y Europa.
  • ScaleFocus, proveedor global de servicios profesionales de TI, ofrece soluciones de software personalizadas que incluyen integraciones con productos de software líderes como IBM, AWS, Oracle, Microsoft, TIBCO y Appian, utilizando metodologías de consultoría e implementación probadas. Los equipos de ScaleFocus diseñan y guían las estrategias de transformación digital de sus clientes.

Equipo jurídico

  • Uno de los departamentos más activos de la empresa es el Jurídico.
  • El departamento jurídico se ocupa de la mayoría, si no de todos, los casos de elaboración de contratos y negociaciones finales con los clientes.
  • Además de la redacción de contratos, el Departamento Jurídico también se ocupa de los contratos externos enviados a la empresa por clientes, proveedores y otras partes interesadas.
  • Con la rápida expansión de la empresa a nuevos territorios, el volumen total de documentos aumenta constantemente y se abren nuevas vías, lo que genera una demanda de nuevos tipos de documentos contractuales.

«Legito nos ayuda a tener todos los papeles en un solo lugar sin matar la emoción del trabajo que vamos a hacer después de firmar todo el conjunto de documentos.»

Teodora Bobcheva

Asesora Jurídica, ScaleFocus

Desafíos

  • Debido a la amplia gama de servicios que presta la empresa, aunque todos los contratos tienen cláusulas estándar, los aspectos empresariales específicos requieren enfoques matizados.
  • Se necesitaba una solución flexible en la nube para automatizar la redacción de contratos y, al mismo tiempo, proporcionar una plataforma que permitiera conservar los conocimientos institucionales adquiridos en las negociaciones y que fueran fácilmente evaluables.
  • La práctica ampliamente aceptada de redactar los documentos en programas de tratamiento de textos conocidos, como MS Word, combinada con los continuos intercambios de correo electrónico con los clientes, aumentaba el tiempo de cierre, lo que costaba ingresos a la empresa y retrasaba la búsqueda de nuevas oportunidades.

Evaluación

  • A primera vista, la solución parecía fácil de entender y de abordar.
  • Uno de los principales factores que animaron a ScaleFocus a elegir Legito fue la prueba de 30 días de acceso total que le dio a ScaleFocus la oportunidad de aprender a trabajar en el espacio de trabajo de Legito. Desde el principio, la empresa supo que Legito podía resolver muchos de sus problemas actuales.
  • Al comparar Legito con otros productos de funcionalidad similar, SalesFocus descubrió que las soluciones de la competencia hacían más engorrosos los procesos existentes o no satisfacían muchas de las necesidades de la empresa.

Inducción

  • El Centro de Aprendizaje de Legito ayudó mucho a ScaleFocus a dominar los conceptos básicos de automatización. A continuación, el servicio de asistencia de Legito llevó los conocimientos adquiridos por ScaleFocus al siguiente nivel demostrando las funciones avanzadas de Legito. En menos de dos semanas, ScaleFocus tenía un conocimiento exhaustivo de Legito.
  • Los acuerdos marco estándar de ScaleFocus tienen entre 15 y 30 páginas. La empresa también tiene acuerdos de confidencialidad y declaraciones de trabajo (SOW) de entre 3 y 6 páginas. Tardamos entre 2 y 3 horas en automatizar un SOW y alrededor de un día en automatizar un acuerdo marco completo.

Resultados

  • ScaleFocus utiliza Legito para gestionar todo su inventario de contratos (más de 50 tipos diferentes).
  • ScaleFocus está buscando oportunidades para implantar Legito en otros departamentos.
  • ScaleFocus encontró útil Legito hasta el punto de que se ha convertido en socio distribuidor. Legito Document Automation es ahora uno de los servicios de valor añadido de ScaleFocus.
  • A lo largo de todo el proceso, Legito y ScaleFocus colaboraron estrechamente, con los ingenieros jurídicos de Legito constantemente disponibles para ayudar con cualquier pregunta.

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Caso práctico: Automatización de contratos para el departamento de compras de una empresa minorista

Ago 11, 2023 | Casos prácticos, Historias de éxito

Caso práctico Automatización de contratos para el departamento de compras de una empresa minorista

dafiti

Nombre: Dafiti
Página web: https://www.dafiti.com
Sector: Minoristas
Empleados: 2,800+
Vendedores: 300

 

 

 

Más sobre Dafiti

Mejoras clave

%

Tiempo de dibujo ahorrado

%

Tiempo ahorrado en informes de auditoría

%

Tiempo ahorrado en la negociación del contrato

Antecedentes

 

  • Una de las empresas minoristas de comercio electrónico más grandes de América del Sur.
  • Distribuidor de más de 300 marcas de moda.
  • Miembro del Grupo Global Moda.
  • Presencia en 4 Países
dafiti
dafiti

Departamento de Compras

 

  • Uno de los departamentos más ocupados en Dafiti con respecto al volumen de documentos y contratos.
  • Responsable de cerrar contratos con proveedores y con otros socios/partes interesadas clave.
  • Debido al altísimo volumen de documentos, Dafiti requería un sistema capaz de automatizar y mejorar sus procesos de redacción, negociación, aprobación y firma de contratos.
  • Experimenté un gran desafío en la generación de numerosos informes de auditoría y análisis.

“Estoy constantemente buscando soluciones que realmente nos ayuden a mejorar nuestros procesos internos. Sin duda, Legito nos ha permitido optimizar los procesos de creación, negociación, archivo y seguimiento de los contratos de la organización.”

Ignacio Roggero

Ex-CFO, Dafiti

Retos

 

  • Debido al gran tamaño de las operaciones comerciales de la empresa, que maneja más de 300 marcas de moda de todo el mundo, el volumen de contratos de la empresa es muy alto Con Legito, Dafiti ha encontrado una manera de digitalizar y transformar digitalmente esta parte integral de su operación.
  • Los términos de negocios con cada proveedor suelen ser únicos para ese proveedor. Por ello, el equipo de Dafiti Colombia necesitaba una herramienta que le permitiera actuar de forma dinámica y flexible, a la vez que potenciaba sus procesos contractuales, todo ello sin sacrificar la calidad y seguridad jurídica que identifica a su marca.
  • Su equipo, al ser una empresa de tecnología, supo identificar y resolver oportunidades de mejora utilizando la innovación, la transformación digital está en su ADN. Sin embargo, históricamente, el equipo de TI de Dafiti se ha centrado en las partes operativas y logísticas clave de su negocio, y no en las soluciones de gestión de contratos.
dafiti

Evaluación

 

  • Debido a la facilidad de uso de la herramienta, el equipo de compras de Dafiti implementó rápidamente las herramientas de Legito con éxito y las integró en su operación.
  • Su fuerte compromiso con la mejora de los procesos organizacionales fue evidente en cada paso del camino.
  • El equipo de Dafiti se ha dado cuenta de que en Legito no solo han encontrado un conjunto de herramientas que han solucionado sus problemas, sino que también han encontrado un equipo comprometido en ayudarlos a adaptarse a cualquier situación relacionada con la implementación del software, el desarrollo de las plantillas, y la gestión de sus documentos.
  • En menos de un año, la mayoría de los funcionarios de Dafiti ahora usan Legito a diario y ya han creado más de 435 registros de contratos exitosos.

Acompañamiento

 

  • El equipo de Legito acompañó a Dafiti muy de cerca durante su fase de implementación. Esto ha permitido a Dafiti utilizar Legito con éxito, superando las expectativas.
  • Hoy, el departamento de adquisiciones tiene una nueva forma de crear informes de auditoría. Fácil, rápido y eficiente.
dafiti
dafiti

Resultados

 

  • Legito gestiona todo el ciclo de vida, desde el borrador hasta la firma.
  • Los empleados del departamento de compras han reducido drásticamente sus tiempos de preparación de documentos.
  • A través de la función de uso compartido externo de Legito, Dafiti, con cada documento que comparte, demuestra a sus partes interesadas que son una empresa innovadora y moderna, por dentro y por fuera.
  • Dafiti está considerando implementar Legito en departamentos adicionales para continuar mejorando sistemáticamente sus operaciones.

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Caso práctico: Automatización del ciclo de vida de los documentos para operaciones jurídicas y adquisiciones en el gigante del comercio electrónico

Ago 11, 2023 | Casos prácticos, Historias de éxito

Caso práctico Automatización del ciclo de vida de los documentos para operaciones jurídicas y adquisiciones en el gigante del comercio electrónico

 

Nombre: Kiwi.com
Página web: https://www.kiwi.com
Sector: Viajar,
Tecnología
Empleados: 2,000+

 

 

Más sobre Kiwi.com

Caso práctico: Automatización del ciclo de vida de los documentos para operaciones jurídicas y adquisiciones en el gigante del comercio electrónico

Mejoras clave

Empleados que aprovechan la gestión automatizada del ciclo de vida

Documentos digitalizados

Acciones mensuales del ciclo de vida de los documentos

Antecedentes

  • Kiwi.com es una empresa global de tecnología de viajes en línea. A través de su portal en línea, Kiwi.com ofrece un agregador de tarifas, un metabuscador y servicios de reserva de billetes de avión y transporte terrestre.
  • Kiwi.com emplea actualmente a más de 2.000 personas.
  • El equipo jurídico y otros departamentos gestionan un gran número de documentos, la mayoría de los cuales requieren aprobación y firma electrónica.
dafiti

«Elegimos Legito porque nos permite automatizar, gestionar y almacenar nuestros documentos en una única plataforma».

Nicola Batrlova

Administrador de operaciones jurídicas, Kiwi.com

Retos

 

  • Mantener los documentos organizados en una empresa que crece y cambia rápidamente, y que opera en varios países.
  • Largos plazos de entrega de los contratos.
  • Se necesita mucho tiempo y esfuerzo para recibir la aprobación de las partes interesadas en los documentos.
  • Alcanzar el estatus de empresa sin papel.
dafiti

Incorporación

 

  • Formación interna para los usuarios.
  • Kiwi.com comenzó inmediatamente a utilizar Legito como herramienta de gestión del ciclo de vida de los documentos de la empresa.
  • El desarrollo continuo de Legito, las mejoras y los lanzamientos de funciones permitieron que el caso de uso se ampliara a las firmas electrónicas y las aprobaciones.
  • Más de 150 usuarios utilizan Legito a diario en Kiwi.com.

Automatización del flujo de trabajo

 

  • Kiwi.com automatizó el flujo de trabajo de documentos con una aprobación (véase la imagen de la izquierda/derecha).
  • El documento puede ir y venir dentro de las tres primeras etapas del flujo de trabajo sin ninguna restricción.
  • Se requiere la aprobación del documento antes de pasar a la etapa «Listo para firmar».
  • Una vez aprobado, el documento se bloquea y continúa a lo largo de su ciclo de vida.
  • Se utiliza eSignature para ejecutar los documentos (actualmente se utiliza la solución integrada DocuSign).
  • Una vez iniciado el proceso de firma, el documento pasa automáticamente a la etapa «Firma en curso».
  • Si el documento se firma electrónicamente, pasa automáticamente a la Etapa Firmado, y el PDF firmado se carga automáticamente en el Registro del documento; si se cancela la firma, la Etapa de flujo de trabajo final del documento sería «Cancelado».
dafiti

Automatización del flujo de trabajo

  • Kiwi.com automatizó el flujo de trabajo de documentos con una aprobación (véase la imagen de la izquierda/derecha).
  • El documento puede ir y venir dentro de las tres primeras etapas del flujo de trabajo sin ninguna restricción.
  • Se requiere la aprobación del documento antes de pasar a la etapa «Listo para firmar».
  • Una vez aprobado, el documento se bloquea y continúa a lo largo de su ciclo de vida.
  • Se utiliza eSignature para ejecutar los documentos (actualmente se utiliza la solución integrada DocuSign).
  • Una vez iniciado el proceso de firma, el documento pasa automáticamente a la etapa «Firma en curso».
  • Si el documento se firma electrónicamente, pasa automáticamente a la Etapa Firmado, y el PDF firmado se carga automáticamente en el Registro del documento; si se cancela la firma, la Etapa de flujo de trabajo final del documento sería «Cancelado».
dafiti

Resultados

 

  • Más de 6.000 registros de documentos organizados y gestionados.
  • Gestión eficaz del ciclo de vida de los documentos con la posibilidad de firma electrónica directamente en la interfaz de usuario de Legito.
  • Las plantillas automatizadas con enrutamiento de flujos de trabajo ahorran gran cantidad de tiempo que antes se dedicaba a las revisiones de documentos y al seguimiento de un documento a lo largo de su ciclo de vida.
  • Nuestros usuarios siempre trabajan con la última versión de las plantillas.
  • Los recordatorios automatizados nos ayudan a realizar un seguimiento de los plazos de los contratos.

Resultados

 

  • Más de 6.000 registros de documentos organizados y gestionados.
  • Gestión eficaz del ciclo de vida de los documentos con la posibilidad de firma electrónica directamente en la interfaz de usuario de Legito.
  • Las plantillas automatizadas con enrutamiento de flujos de trabajo ahorran gran cantidad de tiempo que antes se dedicaba a las revisiones de documentos y al seguimiento de un documento a lo largo de su ciclo de vida.
  • Nuestros usuarios siempre trabajan con la última versión de las plantillas.
  • Los recordatorios automatizados nos ayudan a realizar un seguimiento de los plazos de los contratos.
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Caso práctico: Gestión de contratos en el sector educativo al servicio de múltiples organizaciones

Ago 11, 2023 | Casos prácticos, Historias de éxito

Caso práctico Gestión de contratos en el sector educativo al servicio de múltiples organizaciones

 

Nombre: Educa
Página web: www.educa.ch
Sector: Educación
Empleados: 50
Tamaño: Mediano

 

 

Más sobre Educa

Caso práctico Gestión de contratos en el sector educativo al servicio de múltiples organizaciones

 

Nombre: Educa
Página web: www.educa.ch
Sector: Educación
Empleados: 50
Tamaño: Mediano

 

 

Más sobre Educa

Mejoras clave

%

Reducción de los errores de copiar y pegar

%

Ahorro de tiempo

Plantillas automatizadas

Antecedentes


Educa examina los avances tecnológicos y los vincula a la mejora de la calidad en la enseñanza obligatoria (primaria y primer ciclo de secundaria), la formación profesional, los institutos de enseñanza secundaria y los centros de enseñanza secundaria técnica (segundo ciclo de secundaria). Asienta las bases del espacio educativo digital suizo en todo el país.
«Seguimos la evolución de la transformación digital y su aplicación al espacio educativo suizo. Combinar la búsqueda constante de la calidad con la aplicación de la tecnología más avanzada es el núcleo de nuestra misión corporativa. Esa misma aspiración da forma a las opciones dentro de nuestro espacio de trabajo digital.»

Retos

 

  • Educa necesitaba una forma de automatizar rápidamente la generación de paquetes de documentos para sus proveedores, gestionar las aprobaciones de los mismos, entre otras cosas.
  • El sistema tenía que ser compatible con la nube para crear una contratación global en todos los cantones.
  • Debía poder crecer con el equipo a medida que aumentaran sus demandas tecnológicas y de complejidad.
  • Necesitaba un entorno seguro.

Retos

 

  • Educa necesitaba una forma de automatizar rápidamente la generación de paquetes de documentos para sus proveedores, gestionar las aprobaciones de los mismos, entre otras cosas.
  • El sistema tenía que ser compatible con la nube para crear una contratación global en todos los cantones.
  • Debía poder crecer con el equipo a medida que aumentaran sus demandas tecnológicas y de complejidad.
  • Necesitaba un entorno seguro.

Incorporación

 

  • Formación interna para los usuarios.
  • Educa comenzó inmediatamente a utilizar Legito como herramienta de gestión del ciclo de vida de los documentos de la empresa.
  • El desarrollo continuo de Legito, las mejoras y los lanzamientos de funciones permitieron que el caso de uso se ampliara a las firmas electrónicas y las aprobaciones.

Incorporación

 

  • Formación interna para los usuarios.
  • Educa comenzó inmediatamente a utilizar Legito como herramienta de gestión del ciclo de vida de los documentos de la empresa.
  • El desarrollo continuo de Legito, las mejoras y los lanzamientos de funciones permitieron que el caso de uso se ampliara a las firmas electrónicas y las aprobaciones.

Automatización de plantillas

  • Se han creado más de 10 conjuntos de plantillas diferentes.
  • El más popular contiene más de 20 documentos diferentes.
  • Garantiza un lenguaje contractual universal y actualizado en todos los documentos.

Automatización de plantillas

  • Se han creado más de 10 conjuntos de plantillas diferentes.
  • El más popular contiene más de 20 documentos diferentes.
  • Garantiza un lenguaje contractual universal y actualizado en todos los documentos.

Automatización del flujo de trabajo

 

  • Múltiples flujos de trabajo en uso dependiendo del documento y del proveedor.
  • Los flujos de trabajo se utilizan para agilizar el proceso de revisión y aprobación de documentos en toda la organización.
  • Los flujos de trabajo también se utilizan para documentos cargados, donde Legito funciona como software de gestión de documentos.

Automatización del flujo de trabajo

 

  • Múltiples flujos de trabajo en uso dependiendo del documento y del proveedor.
  • Los flujos de trabajo se utilizan para agilizar el proceso de revisión y aprobación de documentos en toda la organización.
  • Los flujos de trabajo también se utilizan para documentos cargados, donde Legito funciona como software de gestión de documentos.

Integración DocuSign

 

  • Se ha implementado la integración con DocuSign en Educa.
  • Los procesos de documentos individuales se gestionan a través de la integración de Docusign.
  • Así se han conseguido ahorros significativos en tiempo y complicaciones con los procesos de firma de los documentos.

Integración DocuSign

 

  • Se ha implementado la integración con DocuSign en Educa.
  • Los procesos de documentos individuales se gestionan a través de la integración de Docusign.
  • Así se han conseguido ahorros significativos en tiempo y complicaciones con los procesos de firma de los documentos.

Resultados

 

  • Ahorro de tiempo en la tramitación de los contratos.
  • Mejor control del contenido de los contratos y, por tanto, de su cumplimiento, gracias al control de Legito sobre las ediciones no autorizadas en las plantillas.
  • Contratos gestionados de acuerdo con los procedimientos internos de Educare con gestión y supervisión centralizadas de los datos.

Resultados

 

  • Ahorro de tiempo en la tramitación de los contratos.
  • Mejor control del contenido de los contratos y, por tanto, de su cumplimiento, gracias al control de Legito sobre las ediciones no autorizadas en las plantillas.
  • Contratos gestionados de acuerdo con los procedimientos internos de Educare con gestión y supervisión centralizadas de los datos.

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Caso práctico: Automatización de documentos en agencias inmobiliarias

Ago 10, 2023 | Casos prácticos, Historias de éxito

Caso práctico Automatización de documentos en agencias inmobiliarias

Nombre: SwissLife Fincentrum
Página web: https://www.swisslife.com
Sector: Inmobiliaria
Corredores: 500
Jurídico: 10 juristas

 

 

 

Más sobre Fincentrum

Caso práctico: Automatización de documentos en agencias inmobiliarias

Mejoras clave

Minutos ahorrados por operación

Plantillas automatizadas

Documentos Word unificados en uno

%

Reducción del tiempo de entrega de los contratos

Contexto

 

  • Fincentrum Reality, una empresa inmobiliaria de Fincentrum & Swiss Life Select, cuenta con aproximadamente 150 agentes inmobiliarios y 3 abogados internos que gestionan las operaciones legales.
  • Fincentrum Reality procesa 1.600 operaciones al año y ofrece un servicio completo a sus clientes, que incluye asistencia jurídica, contratos y custodia.
  • Desarrolló un sistema CRM interno para realizar un seguimiento de las oportunidades y los clientes de los agentes.
dafiti

«Pocos días después de que publicara la directriz que obligaba a todos los abogados a utilizar Legito para la redacción automatizada de contratos, los abogados no estaban contentos con tener que aprender algo nuevo y hubo bastante rechazo a hacer las cosas a la antigua usanza. Después de 2 semanas de utilizar Legito, mientras el servidor de Legito estaba en mantenimiento regular, nuestros abogados me preguntaron cuándo Legito volvería a estar en funcionamiento porque no podían imaginar redactar contratos manualmente de nuevo..»

Retos

 

  • Tiempo de entrega de los contratos entre los corredores y los departamentos jurídicos
  • Calidad del primer borrador de los contratos creados por abogados y corredores
  • Excesivo papeleo
  • Ejecución rápida y eficaz de las operaciones «in situ»
dafiti

Implementación

 

  • Una única plantilla de contrato de compraventa de bienes inmuebles con seis (6) plantillas agrupadas (poder notarial, consentimiento del cónyuge, etc.).
  • Contrato de compraventa con todas las opciones posibles e instrucciones de automatización incorporadas en más de 150 páginas en MS Word. Había cientos de opciones y miles de dependencias lógicas (condiciones y repeticiones). Automatización subcontratada a un socio de Legito.
  • Para completar la versión 1.0 se necesitaron aproximadamente cuatro (4) meses de pruebas y cinco (5) iteraciones.
  • Posteriormente, debido a la respuesta positiva de la fase inicial, Fincentrum Reality decidió automatizar internamente 21 plantillas adicionales sin la ayuda de Legito. Estas plantillas eran más cortas y menos complejas que el contrato de compraventa, por lo que resultaban más fáciles de automatizar. Estas plantillas incluían un contrato de alquiler/arrendamiento, un AML, un contrato de corretaje, varios contratos de custodia y un contrato de reserva.

Integraciones y firmas electrónicas

 

  • Todas las plantillas automatizadas están conectadas con el sistema CRM propiedad de Fincentrum Reality, y los documentos en Legito se rellenan automáticamente con los datos del CRM para evitar la doble entrada de datos.
  • Todos los contratos y documentos, excepto los que requieren verificación de firma por Notario Público, se firman a través de la solución de firma diametral propiedad de Legito, Legito BioSign.
  • Los documentos generados por Legito y los PDF firmados a través de Legito BioSign se guardan automáticamente en un almacenamiento de archivos independiente únicamente como copia de seguridad.
  • Todos los abogados y agentes utilizan Single Sign On para acceder a Legito, utilizando el protocolo OAuth.
dafiti
dafiti

Incorporación

 

  • Al principio, sólo los abogados internos utilizaban Legito para redactar contratos para los Corredores.
  • Tras esta fase inicial, se concedieron permisos a los agentes en Legito para crear documentos para su revisión legal o para su ejecución.
  • Los agentes inmobiliarios recibieron formación sobre el manejo de todos los procesos de flujo de trabajo utilizando Legito.
dafiti

Resultados

 

  • La tecnología superior ayuda a Fincentrum Reality a contratar a los mejores brokers.
  • Aumento de los ingresos porque los Brokers cerraron más operaciones más rápido,
  • Los brokers tuvieron más tiempo para conseguir nuevos clientes
  • El departamento jurídico proporciona un soporte legal de calidad más rápido a todos los corredores.
  • Todos los contratos y documentos utilizados con frecuencia en las transacciones inmobiliarias se automatizaron en pocos meses.
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