Caso práctico: Legito automatiza un programa de préstamos para una empresa internacional de préstamos comerciales

Oct 10, 2022 | Casos prácticos, Cover Stories, Historias de éxito

Caso práctico Legito automatiza un programa de préstamos para una empresa internacional de préstamos comerciales

Nombre: American Trade & Finance
Página web: https://americantradefinance.com/
Sector: Servicios financieros

 

Más información sobre ATRAFIN
Caso práctico

Legito automatiza un programa de préstamos para una empresa internacional de préstamos comerciales

Nombre: American Trade & Finance
Página web: https://americantradefinance.com/
Sector: Servicios financieros

 

Más información sobre ATRAFIN

Mejoras clave

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Reducción de errores en todas las transacciones redactadas con Plantillas Legito

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Reducción del tiempo de redacción de toda la documentación de la transacción

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Aumento de la producción y la velocidad de los documentos gracias a los flujos de trabajo de aprobación de Legito

Mejoras clave

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Reducción de errores en todas las transacciones redactadas con Plantillas Legito

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Reducción del tiempo de redacción de toda la documentación de la transacción

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Aumento de la producción y la velocidad de los documentos gracias a los flujos de trabajo de aprobación de Legito

Antecedentes

ATRAFIN – American Trade & Finance Company, es un prestamista comercial internacional, especializado en mercados emergentes. La empresa ha colaborado con fabricantes y exportadores estadounidenses durante las dos últimas décadas, ayudándoles a expandir sus exportaciones por los cinco continentes. Las transacciones oscilan entre 500.000 y más de 300 millones de dólares en sectores como la minería, la agricultura, el transporte, la medicina y el medio ambiente.

Atrafin ha ayudado a más de 80 clientes en casi 30 países.

 

Oficinas: Con sede en los EE.UU. y oficinas en Johannesburgo, Sudáfrica, ATRAFIN está estratégicamente situado para asociarse con fabricantes de EE.UU. para apoyar el crecimiento en regiones como Oriente Medio, Sudeste Asiático, Europa del Este y América Latina.

Con Legito, producimos nuestra documentación de forma mucho más eficiente, lo que mejora enormemente nuestra velocidad, precisión y control en todo el ciclo de vida de las transacciones.

Galya Oster

Especialistas en financiación del comercio de mercados emergentes

Por qué es necesaria la automatización

  • Documentación jurídica compleja, con más de 50 plantillas interrelacionadas y un contrato de crédito de más de 80 páginas.
  • Proceso totalmente manual, incoherencias en la documentación y falta de control de versiones.
  • Necesidad de introducir eficiencia, precisión y mejorar los plazos de preparación de la documentación.
  • Combinación de documentos críticos que debían automatizarse: Propuesta del cliente, acuerdo de confidencialidad, acuerdo de remisión y calendario de amortización del préstamo, contrato de crédito y anexos, carta de compromiso, varios pagarés, certificados del prestatario y del garante, certificado del exportador y varias facturas.

Por qué es necesaria la automatización

  • Documentación jurídica compleja, con más de 50 plantillas interrelacionadas y un contrato de crédito de más de 80 páginas.
  • Proceso totalmente manual, incoherencias en la documentación y falta de control de versiones.
  • Necesidad de introducir eficiencia, precisión y mejorar los plazos de preparación de la documentación.
  • Combinación de documentos críticos que debían automatizarse: Propuesta del cliente, acuerdo de confidencialidad, acuerdo de remisión y calendario de amortización del préstamo, contrato de crédito y anexos, carta de compromiso, varios pagarés, certificados del prestatario y del garante, certificado del exportador y varias facturas.

Cómo se seleccionó a Legito

  • Examinamos más de 10 empresas y analizamos en profundidad 5 de las principales, cuyas soluciones se ajustaban mejor a nuestras necesidades.
  • Se tuvieron en cuenta muchos factores, como la funcionalidad del sistema, como la automatización del flujo de trabajo, la redacción, el control de versiones, la firma electrónica, la lógica configurable, la integración en CRM y el repositorio de documentos, la flexibilidad, la experiencia del usuario, las estructuras de precios y el nivel de incorporación y asistencia ofrecidos.

Factores clave para elegir Legito:

  • Con diferencia, la solución más lógica, intuitiva y fácil de usar.
  • Cumplía la mayoría de nuestros requisitos empresariales fundamentales y era lo suficientemente versátil como para crear soluciones adecuadas para otros.
  • La incorporación y la asistencia técnica ofrecidas son superiores.

Principales mejoras

  • Mayor precisión y eficacia – la reducción del número de errores se tradujo en una reducción significativa del tiempo y los recursos necesarios para completar y revisar la documentación.
  • Rapidez – ahora se puede preparar un conjunto completo de documentos de préstamo en unas pocas horas, frente al plazo anterior de hasta una semana o más.
  • La reutilización de la información de una plantilla a otra supone un importante ahorro de tiempo y reduce el riesgo de error humano cuando hay varias plantillas con las mismas entradas.
  • La incorporación de cálculos complejos de amortización de préstamos en la plantilla elimina la necesidad de desplazarse entre plantillas y hojas de cálculo y reduce el riesgo de error humano.
  • Reduce las diferencias entre los distintos departamentos de la empresa y reduce la dependencia y los cuellos de botella en los procesos.
  • Legito simplifica nuestro proceso de préstamos al permitir a los empleados de todos los niveles producir documentación compleja, precisa y totalmente conforme a las normas, al tiempo que mantiene fácilmente el control de versiones para nuestras múltiples partes interesadas (internas y externas) que participan en la redacción de los documentos de nuestras transacciones.

Principales mejoras

  • Mayor precisión y eficacia – la reducción del número de errores se tradujo en una reducción significativa del tiempo y los recursos necesarios para completar y revisar la documentación.
  • Rapidez – ahora se puede preparar un conjunto completo de documentos de préstamo en unas pocas horas, frente al plazo anterior de hasta una semana o más.
  • La reutilización de la información de una plantilla a otra supone un importante ahorro de tiempo y reduce el riesgo de error humano cuando hay varias plantillas con las mismas entradas.
  • La incorporación de cálculos complejos de amortización de préstamos en la plantilla elimina la necesidad de desplazarse entre plantillas y hojas de cálculo y reduce el riesgo de error humano.
  • Reduce las diferencias entre los distintos departamentos de la empresa y reduce la dependencia y los cuellos de botella en los procesos.
  • Legito simplifica nuestro proceso de préstamos al permitir a los empleados de todos los niveles producir documentación compleja, precisa y totalmente conforme a las normas, al tiempo que mantiene fácilmente el control de versiones para nuestras múltiples partes interesadas (internas y externas) que participan en la redacción de los documentos de nuestras transacciones.

Desafios

  • Las personas son naturalmente partidarias de la innovación, pero se oponen al cambio: al principio experimentamos cierta resistencia interna a la introducción de una nueva solución y una nueva forma de trabajar.
  • La gente tiene su propia forma de trabajar – tuvimos que tener en cuenta las recomendaciones de los usuarios y desarrollar plantillas que se adaptaran a sus necesidades específicas, manteniendo al mismo tiempo la integridad de los resultados deseados.
  • El apoyo constante y dedicado de nuestros socios de Legito dio como resultado una solución en la que todos confían en ATRAFIN.

Implementación e incorporación de usuarios

  • Se utilizó el equipo de servicios profesionales de Legito para crear las complejas plantillas financieras de ATRAFIN.
  • Una vez probadas las plantillas iniciales, celebramos una reunión con la participación de todos los empleados de nivel C para presentar Legito y subrayar la importancia de producir documentación de alta calidad, sin errores y con la marca adecuada.
  • Un experto interno en la materia impartió formación a los usuarios finales durante varias semanas para reforzar los conocimientos, abordar y resolver dudas y garantizar que el personal se sintiera totalmente cómodo produciendo paquetes de documentos para clientes potenciales y clientes.
  • El desarrollo de plantillas está en curso y se realiza en colaboración con el equipo de servicios profesionales de Legito.

Implementación e incorporación de usuarios

  • Se utilizó el equipo de servicios profesionales de Legito para crear las complejas plantillas financieras de ATRAFIN.
  • Una vez probadas las plantillas iniciales, celebramos una reunión con la participación de todos los empleados de nivel C para presentar Legito y subrayar la importancia de producir documentación de alta calidad, sin errores y con la marca adecuada.
  • Un experto interno en la materia impartió formación a los usuarios finales durante varias semanas para reforzar los conocimientos, abordar y resolver dudas y garantizar que el personal se sintiera totalmente cómodo produciendo paquetes de documentos para clientes potenciales y clientes.
  • El desarrollo de plantillas está en curso y se realiza en colaboración con el equipo de servicios profesionales de Legito.

Resultados

  • Las plantillas de Legito ya están activas en nuestras tres principales funciones empresariales: desarrollo empresarial, cierre de préstamos y servicio de préstamos.
  • Todo nuestro personal utiliza ahora Legito para producir su documentación, lo que ha dado lugar a una producción estandarizada de alto nivel.
  • Ahorro significativo de tiempo y mejora de la eficacia, tanto en la preparación como en la revisión.
  • Seguimos aumentando el número de plantillas en Legito, que pronto se convertirá en una ventanilla única para todas nuestras plantillas empresariales.

En cifras:

  • Reducción del 100% de los errores en todas las transacciones redactadas con plantillas de Legito.
  • Reducción del 80% del tiempo necesario para redactar la documentación inicial de las transacciones.
  • Aumento del 25% en la producción y velocidad de la documentación de las transacciones utilizando Legito para producir, revisar y aprobar la documentación.

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Caso práctico: Promotora y constructora líder de la zona utiliza Legito para automatizar las ventas

Oct 4, 2022 | Casos prácticos, Historias de éxito

Caso práctico Promotora y constructora líder de la zona utiliza Legito para automatizar las ventas

Nombre: BAM Wonen & AM
Industria: Construcción y desarrollo urbanístico
Oficinas: Países Bajos
Visite BAM Wonen
Visita AM

Mejoras clave

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Datos financieros correctos proceso a prueba de fallas

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Información sobre el estado del contrato

Plantillas uniformes creadas

Usuarios

Antecedentes

 

Este proyecto de innovación es una colaboración entre diferentes empresas bajo el paraguas de BAM. Legito se utiliza en actividades de desarrollo inmobiliario y de áreas (AM) y construcción residencial (BAM Wonen).

La pasión de AM es crear y desarrollar entornos de vida inspiradores y sostenibles. Como desarrollador de área comprometido, colocamos los desafíos sociales en el centro de nuestro proceso de desarrollo. Nos enfocamos en los temas de ‘Sostenibilidad audaz’, ‘Inclusividad’, ‘Vida y trabajo urbanos saludables’, ‘Creador de ciudades y áreas’ y ‘Vida feliz’. Así AM asegura calidad de espacio y calidad de vida.

BAM Wonen es sinónimo de calidad premium al mejor precio. Marcamos la pauta en el mundo de la vida con productos y servicios innovadores, sostenibles y distintivos. Gracias a nuestro conocimiento, escala y enfoque integrado, hacemos que la vida placentera sea accesible para todos.

La colaboración es lo que impulsa a BAM Wonen. Al escuchar atentamente los deseos y necesidades de nuestros (futuros) residentes, clientes y socios, garantizamos una vida de primera calidad. Todos se benefician de eso. Hoy y mañana.

Este proyecto se centra en la automatización de los contratos de compra de propiedades de consumo.

 

Antecedentes

 

Este proyecto de innovación es una colaboración entre diferentes empresas bajo el paraguas de BAM. Legito se utiliza en actividades de desarrollo inmobiliario y de áreas (AM) y construcción residencial (BAM Wonen).

La pasión de AM es crear y desarrollar entornos de vida inspiradores y sostenibles. Como desarrollador de área comprometido, colocamos los desafíos sociales en el centro de nuestro proceso de desarrollo. Nos enfocamos en los temas de ‘Sostenibilidad audaz’, ‘Inclusividad’, ‘Vida y trabajo urbanos saludables’, ‘Creador de ciudades y áreas’ y ‘Vida feliz’. Así AM asegura calidad de espacio y calidad de vida.

BAM Wonen es sinónimo de calidad premium al mejor precio. Marcamos la pauta en el mundo de la vida con productos y servicios innovadores, sostenibles y distintivos. Gracias a nuestro conocimiento, escala y enfoque integrado, hacemos que la vida placentera sea accesible para todos.

La colaboración es lo que impulsa a BAM Wonen. Al escuchar atentamente los deseos y necesidades de nuestros (futuros) residentes, clientes y socios, garantizamos una vida de primera calidad. Todos se benefician de eso. Hoy y mañana.

Este proyecto se centra en la automatización de los contratos de compra de propiedades de consumo.

Desafíos

 

  • La gestión de plantillas de documentos requería mucho tiempo, con múltiples versiones diferentes y sin automatización. Los contratos eran sensibles a la edición no supervisada, por lo tanto, más controles y equilibrios.
  • BAM quería conectar sus plantillas de documentos a su proceso de aprobación de varios niveles.
  • Integración con SAP, para evitar errores administrativos y reducir controles y saldos.
  • Se requiere integración de firma digital para simplificar el proceso.

Desafíos

 

  • La gestión de plantillas de documentos requería mucho tiempo, con múltiples versiones diferentes y sin automatización. Los contratos eran sensibles a la edición no supervisada, por lo tanto, más controles y equilibrios.
  • BAM quería conectar sus plantillas de documentos a su proceso de aprobación de varios niveles.
  • Integración con SAP, para evitar errores administrativos y reducir controles y saldos.
  • Se requiere integración de firma digital para simplificar el proceso.

Inducción

 

    • Desarrollo ágil de la primera plantilla
    • Formación de un equipo de proyecto dedicado a BAM
    • Integración de inicio de sesión único (SSO)
    • Construyó un proceso de aprobación

Inducción

  • Desarrollo ágil de la primera plantilla
  • Formación de un equipo de proyecto dedicado a BAM
  • Integración de inicio de sesión único (SSO)
  • Construyó un proceso de aprobación
  •  

Automatización de plantillas

  • La primera plantilla que cubría todas las opciones para vender casas fue compleja y llevó varios meses desarrollarla.
  • El desarrollo se llevó a cabo utilizando un modelo de desarrollo ágil.
  • Uso de la función «»Documento interno»» para evitar que usuarios no autorizados realicen cambios.
  • Integración con SAP desarrollada simultáneamente.
  • La primera plantilla proporcionó una base sólida para el desarrollo de otras plantillas, lo que permitió la reutilización de bloques de construcción estandarizados.
  • Actualmente, se están utilizando 6 plantillas complejas diferentes. Las subplantillas a continuación se utilizan como bloques de construcción para las plantillas principales.

Automatización de plantillas

  • La primera plantilla que cubría todas las opciones para vender casas fue compleja y llevó varios meses desarrollarla.
  • El desarrollo se llevó a cabo utilizando un modelo de desarrollo ágil.
  • Uso de la función «»Documento interno»» para evitar que usuarios no autorizados realicen cambios.
  • Integración con SAP desarrollada simultáneamente.
  • La primera plantilla proporcionó una base sólida para el desarrollo de otras plantillas, lo que permitió la reutilización de bloques de construcción estandarizados.
  • Actualmente, se están utilizando 6 plantillas complejas diferentes. Las subplantillas a continuación se utilizan como bloques de construcción para las plantillas principales.

Automatización del flujo de trabajo

 

  • Flujo de trabajo complejo con aprobaciones de diferentes departamentos internos, con un proceso automatizado de asignación de documentos al personal relevante para su aprobación según el contenido del documento.
  • Los socios externos pueden acceder a contratos de proyectos compartidos específicos y solo completar campos específicos.
  • Los agentes inmobiliarios pueden insertar automáticamente la última información específica del edificio en el contrato.
  • El flujo de trabajo activa automáticamente las acciones de Push API de Legito a SAP.

Automatización del flujo de trabajo

 

  • Flujo de trabajo complejo con aprobaciones de diferentes departamentos internos, con un proceso automatizado de asignación de documentos al personal relevante para su aprobación según el contenido del documento.
  • Los socios externos pueden acceder a contratos de proyectos compartidos específicos y solo completar campos específicos.
  • Los agentes inmobiliarios pueden insertar automáticamente la última información específica del edificio en el contrato.
  • El flujo de trabajo activa automáticamente las acciones de Push API de Legito a SAP.

Integración

 

  • La integración de SAP importa los datos a los documentos y los devuelve a SAP después de que el documento se firma digitalmente.
  • Los documentos firmados y los datos del cliente se envían a SAP

Integración

 

  • La integración de SAP importa los datos a los documentos y los devuelve a SAP después de que el documento se firma digitalmente.
  • Los documentos firmados y los datos del cliente se envían a SAP

Resultados

  • Ahorro de tiempo en todo el procesamiento de contratos
  • Datos financieros actualizados incluidos con la integración de SAP
  • Información sobre el estado actual del contrato
  • Control sobre el contenido del contrato y cumplimiento mejorado
  • Introducción a la firma electrónica
  • Carga automática de campos específicos a SAP después de la firma

Resultados

 

    • Ahorro de tiempo en todo el procesamiento de contratos
    • Datos financieros actualizados incluidos con la integración de SAP
    • Información sobre el estado actual del contrato
    • Control sobre el contenido del contrato y cumplimiento mejorado
    • Introducción a la firma electrónica
    • Carga automática de campos específicos a SAP después de la firma

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Caso práctico: Un bufete internacional aumenta sus credenciales LegalTech

Jun 7, 2021 | Casos prácticos, Historias de éxito

Caso práctico Un bufete internacional aumenta sus credenciales LegalTech

Nombre: Gomez-Pinzón  
Página web: https://gomezpinzon.com/
Sector: Legal
Tamaño: 200 empleados

 

Más sobre Gómez-Pinzón

Caso Practico

Un bufete internacional aumenta sus credenciales LegalTech

Nombre: Gomez-Pinzón  
Página web: https://gomezpinzon.com/
Sector: Legal
Tamaño: 200 empleados

 

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Mejoras clave

Abogados incorporados en un mes

Plantillas automatizadas en dos meses

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Tiempo ahorrado por documento tras un mes de automatización

Antecedentes

Gómez-Pinzón, un bufete de abogados con sede en Bogotá, Colombia, y miembro de la Alianza Affinitas, se distingue de sus homólogos por ofrecer un asesoramiento respetado en diversas áreas del derecho.

Altamente innovadora, y reconocida como una de las firmas de abogados más influyentes de América Latina, Gómez-Pinzón integra herramientas de software de última generación dentro de sus procesos que, combinadas con un trabajo riguroso, permiten a la firma ofrecer a sus clientes y socios múltiples soluciones de servicio que la sitúan muy por delante de la competencia.

Detalles de la operación:

 

  • 25.000.000.000 de dólares en operaciones en el último año
  • reconocidos año tras año por Chambers & Partners y Legal 500

En Gómez-Pinzón tenemos el firme compromiso de apalancar nuestros servicios jurídicos en herramientas tecnológicas, que nos den la eficiencia necesaria para seguir prestando servicios de alta calidad y ofreciendo el mejor servicio al cliente.

Mauricio Jaramillo

Socio

Retos

  • Muchos de los servicios y procesos internos de la firma requieren la preparación, gestión y seguimiento de muchos documentos, incluyendo informes y contratos.
  • Gestionar información sensible y confidencial de los clientes.
  • Muchos colegas trabajan a distancia.
  • Muchos proyectos requieren una colaboración estrecha y continua entre Gómez-Pinzón y sus clientes y colaboradores.
  • Los documentos requieren actualizaciones periódicas debido a cambios en la legislación, y es necesario garantizar que todos los empleados trabajan con contenidos actualizados y aprobados.
  • Es necesario introducir en los documentos datos almacenados en aplicaciones independientes.
  • Deseo de automatizar procesos repetitivos y cíclicos para que los abogados tengan tiempo de prestar un servicio de calidad.
  • Necesidad de estructurar los datos y procesos de modo que los periodos de mayor carga de trabajo documental puedan repartirse a lo largo del año.

Retos

  • Muchos de los servicios y procesos internos de la firma requieren la preparación, gestión y seguimiento de muchos documentos, incluyendo informes y contratos.
  • Gestionar información sensible y confidencial de los clientes.
  • Muchos colegas trabajan a distancia.
  • Muchos proyectos requieren una colaboración estrecha y continua entre Gómez-Pinzón y sus clientes y colaboradores.
  • Los documentos requieren actualizaciones periódicas debido a cambios en la legislación, y es necesario garantizar que todos los empleados trabajan con contenidos actualizados y aprobados.
  • Es necesario introducir en los documentos datos almacenados en aplicaciones independientes.
  • Deseo de automatizar procesos repetitivos y cíclicos para que los abogados tengan tiempo de prestar un servicio de calidad.
  • Necesidad de estructurar los datos y procesos de modo que los periodos de mayor carga de trabajo documental puedan repartirse a lo largo del año.

Proyecto inicial y evaluación

  • Un país, un equipo, un único caso de uso
  • Tres meses de implantación
  • Se seleccionó un documento de prueba para automatizarlo con el fin de probar a fondo las capacidades del software y calibrar sus beneficios.
  • Los ingenieros jurídicos de Legito ayudaron a la empresa a formar a algunos empleados para que se convirtieran en expertos en automatización del departamento de innovación de Gómez-Pinzón.
  • Puesta a punto periódica de la implementación mediante sesiones de formación y feedback con los usuarios avanzados y las partes interesadas del proyecto.
  • Formación del equipo de implementación

Formación del equipo de implementación

Una vez finalizado el proyecto inicial y automatizada la primera plantilla, quedó claro que Legito cumplía todos los requisitos de Gómez-Pinzón. Gómez-Pinzón reunió un equipo interno para identificar los casos de uso y las oportunidades de automatización y comenzar la implantación de los nuevos procesos y automatización de documentos y procesos, así como la formación, para garantizar la adopción en toda la organización.

Formación del equipo de implementación

Una vez finalizado el proyecto inicial y automatizada la primera plantilla, quedó claro que Legito cumplía todos los requisitos de Gómez-Pinzón. Gómez-Pinzón reunió un equipo interno para identificar los casos de uso y las oportunidades de automatización y comenzar la implantación de los nuevos procesos y automatización de documentos y procesos, así como la formación, para garantizar la adopción en toda la organización.

Expansión del proyecto

En menos de cinco meses, el equipo de Gómez-Pinzón fue capaz de:

  • Automatizar en profundidad 3 plantillas.
  • Incorporar a 30 usuarios.
  • Reducir significativamente el tiempo de creación de sus documentos.
  • Utilizar plantillas automatizadas para redactar más de 100 documentos.
  • Reducir los tiempos de procesamiento de documentos en aproximadamente un 70%.

Incorporación e implantación inicial

Incorporación e implantación inicial

  • Se invitó a los usuarios a talleres de automatización de documentos.
  • El equipo de implementación desarrolló una visita guiada para ayudar a los usuarios en la redacción de documentos.
  • Formación satisfactoria utilizando los cursos en línea de Legito y los materiales de la base de conocimientos de Legito.

Soluciones de automatización implementadas

  • Importación automática de datos entre documentos
  • Estructuración colaborativa de documentos entre múltiples equipos.
  • Flujos de trabajo y aprobaciones automatizados personalizados.
  • Cientos de elementos, tablas y artículos automatizados.

Resultados

  • Aproximadamente un 70% de ahorro de tiempo global en la preparación de cada documento.
  • Más de 20 plantillas automatizadas.
  • 30 usuarios utilizan regularmente la automatización avanzada de documentos.
  • Más de 50 documentos redactados automáticamente cada mes.

Resultados

  • Aproximadamente un 70% de ahorro de tiempo global en la preparación de cada documento.
  • Más de 20 plantillas automatizadas.
  • 30 usuarios utilizan regularmente la automatización avanzada de documentos.
  • Más de 50 documentos redactados automáticamente cada mes.

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