Caso práctico Automatización de contratos para el departamento de compras de una empresa minorista

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Dafiti is one of the largest E-commerce retail companies in South America. Distribuidor de más de 300 marcas de moda. Miembro del Grupo Global Moda.
Más información

First Phase Mejoras clave

Ahorro de Tiempo de Redacción

Tiempo ahorrado en informes de auditoría

Tiempo ahorrado en la negociación del contrato

Antecedentes

  • Una de las empresas minoristas de comercio electrónico más grandes de América del Sur.
  • Distribuidor de más de 300 marcas de moda.
  • Miembro del Grupo Global Moda.
  • Presencia en 4 Países
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Departamento de Compras

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  • Uno de los departamentos más ocupados en Dafiti con respecto al volumen de documentos y contratos.
  • Responsable de cerrar contratos con proveedores y con otros socios/partes interesadas clave.
  • Debido al altísimo volumen de documentos, Dafiti requería un sistema capaz de automatizar y mejorar sus procesos de redacción, negociación, aprobación y firma de contratos.
  • Experimenté un gran desafío en la generación de numerosos informes de auditoría y análisis.
Estoy constantemente buscando soluciones que realmente nos ayuden a mejorar nuestros procesos internos. Sin duda, Legito nos ha permitido optimizar los procesos de creación, negociación, archivo y seguimiento de los contratos de la organización.
Ignacio Roggero

Ex director financiero , Dafiti

Desafíos

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  • Debido al gran tamaño de las operaciones comerciales de la empresa, que maneja más de 300 marcas de moda de todo el mundo, el volumen de contratos de la empresa es muy alto.
  • Con Legito, Dafiti ha encontrado una manera de digitalizar y transformar digitalmente esta parte integral de su operación.
  • Los términos de negocios con cada proveedor suelen ser únicos para ese proveedor.
  • Por ello, el equipo de Dafiti Colombia necesitaba una herramienta que le permitiera actuar de forma dinámica y flexible, a la vez que potenciaba sus procesos contractuales, todo ello sin sacrificar la calidad y seguridad jurídica que identifica a su marca.
  • Su equipo, al ser una empresa de tecnología, supo identificar y resolver oportunidades de mejora utilizando la innovación, la transformación digital está en su ADN.
  • Sin embargo, históricamente, el equipo de TI de Dafiti se ha centrado en las partes operativas y logísticas clave de su negocio, y no en las soluciones de gestión de contratos.

Proyecto Piloto y Evaluación

  • Debido a la facilidad de uso de la herramienta, el equipo de compras de Dafiti implementó rápidamente las herramientas de Legito con éxito y las integró en su operación.
  • Su fuerte compromiso con la mejora de los procesos organizacionales fue evidente en cada paso del camino.
  • El equipo de Dafiti se ha dado cuenta de que en Legito no solo han encontrado un conjunto de herramientas que han solucionado sus problemas, sino que también han encontrado un equipo comprometido en ayudarlos a adaptarse a cualquier situación relacionada con la implementación del software, el desarrollo de las plantillas, y la gestión de sus documentos.
  • En menos de un año, la mayoría de los funcionarios de Dafiti ahora usan Legito a diario y ya han creado más de 435 registros de contratos exitosos.
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Incorporación de usuarios

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  • El equipo de Legito acompañó a Dafiti muy de cerca durante su fase de implementación.
  • Esto ha permitido a Dafiti utilizar Legito con éxito, superando las expectativas.
  • Hoy, el departamento de adquisiciones tiene una nueva forma de crear informes de auditoría. Fácil, rápido y eficiente.

Resultados

  • Legito gestiona todo el ciclo de vida, desde el borrador hasta la firma.
  • Los empleados del departamento de compras han reducido drásticamente sus tiempos de preparación de documentos.
  • A través de la función de uso compartido externo de Legito, Dafiti, con cada documento que comparte, demuestra a sus partes interesadas que son una empresa innovadora y moderna, por dentro y por fuera.
  • Dafiti está considerando implementar Legito en departamentos adicionales para continuar mejorando sistemáticamente sus operaciones.
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