Caso práctico: Automatización de las operaciones jurídicas en una empresa global de rápido crecimiento

Nombre:ScaleFocus
Página web:https://www.scalefocus.com
Sector:Tecnología de la información
Empleados:Más de 1000 especialistas
Mediana:3 abogados

 

 

 

Más sobre ScaleFocus

Mejoras clave

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Ahorro de tiempo de redacción

Errores por documento

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Aceleración del proceso de contratación

Departamentos automatizados

Antecedentes

  • ScaleFocus es una empresa de tecnología, I+D e ingeniería avanzada que opera en EE.UU. y Europa.
  • ScaleFocus, proveedor global de servicios profesionales de TI, ofrece soluciones de software personalizadas que incluyen integraciones con productos de software líderes como IBM, AWS, Oracle, Microsoft, TIBCO y Appian, utilizando metodologías de consultoría e implementación probadas. Los equipos de ScaleFocus diseñan y guían las estrategias de transformación digital de sus clientes.

Equipo jurídico

  • Uno de los departamentos más activos de la empresa es el Jurídico.
  • El departamento jurídico se ocupa de la mayoría, si no de todos, los casos de elaboración de contratos y negociaciones finales con los clientes.
  • Además de la redacción de contratos, el Departamento Jurídico también se ocupa de los contratos externos enviados a la empresa por clientes, proveedores y otras partes interesadas.
  • Con la rápida expansión de la empresa a nuevos territorios, el volumen total de documentos aumenta constantemente y se abren nuevas vías, lo que genera una demanda de nuevos tipos de documentos contractuales.

«Legito nos ayuda a tener todos los papeles en un solo lugar sin matar la emoción del trabajo que vamos a hacer después de firmar todo el conjunto de documentos.»

Teodora Bobcheva

Asesora Jurídica, ScaleFocus

Desafíos

  • Debido a la amplia gama de servicios que presta la empresa, aunque todos los contratos tienen cláusulas estándar, los aspectos empresariales específicos requieren enfoques matizados.
  • Se necesitaba una solución flexible en la nube para automatizar la redacción de contratos y, al mismo tiempo, proporcionar una plataforma que permitiera conservar los conocimientos institucionales adquiridos en las negociaciones y que fueran fácilmente evaluables.
  • La práctica ampliamente aceptada de redactar los documentos en programas de tratamiento de textos conocidos, como MS Word, combinada con los continuos intercambios de correo electrónico con los clientes, aumentaba el tiempo de cierre, lo que costaba ingresos a la empresa y retrasaba la búsqueda de nuevas oportunidades.

Evaluación

  • A primera vista, la solución parecía fácil de entender y de abordar.
  • Uno de los principales factores que animaron a ScaleFocus a elegir Legito fue la prueba de 30 días de acceso total que le dio a ScaleFocus la oportunidad de aprender a trabajar en el espacio de trabajo de Legito. Desde el principio, la empresa supo que Legito podía resolver muchos de sus problemas actuales.
  • Al comparar Legito con otros productos de funcionalidad similar, SalesFocus descubrió que las soluciones de la competencia hacían más engorrosos los procesos existentes o no satisfacían muchas de las necesidades de la empresa.

Inducción

  • El Centro de Aprendizaje de Legito ayudó mucho a ScaleFocus a dominar los conceptos básicos de automatización. A continuación, el servicio de asistencia de Legito llevó los conocimientos adquiridos por ScaleFocus al siguiente nivel demostrando las funciones avanzadas de Legito. En menos de dos semanas, ScaleFocus tenía un conocimiento exhaustivo de Legito.
  • Los acuerdos marco estándar de ScaleFocus tienen entre 15 y 30 páginas. La empresa también tiene acuerdos de confidencialidad y declaraciones de trabajo (SOW) de entre 3 y 6 páginas. Tardamos entre 2 y 3 horas en automatizar un SOW y alrededor de un día en automatizar un acuerdo marco completo.

Resultados

  • ScaleFocus utiliza Legito para gestionar todo su inventario de contratos (más de 50 tipos diferentes).
  • ScaleFocus está buscando oportunidades para implantar Legito en otros departamentos.
  • ScaleFocus encontró útil Legito hasta el punto de que se ha convertido en socio distribuidor. Legito Document Automation es ahora uno de los servicios de valor añadido de ScaleFocus.
  • A lo largo de todo el proceso, Legito y ScaleFocus colaboraron estrechamente, con los ingenieros jurídicos de Legito constantemente disponibles para ayudar con cualquier pregunta.

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