Caso práctico Automatización de documentos a una escala sin precedent

Una de las cuatro grandes empresas de contabilidad, es una de las dos mayores redes de servicios profesionales del mundo, y presta servicios al 85% de las empresas de la lista Global Fortune 500.

Más información

Mejoras de la Primera Fase

Horas Ahorradas

Documentos Creados

Usuarios

Nuevas Plantillas Automatizadas

Minutos Ahorrados por Documento

Paises

Antecedentes

Las oficinas europeas de PwC implementaron Legito en sus operaciones locales y lo ampliaron a otras regiones de la red de PwC.

El equipo de Automatización de Documentos de PwC gestionado por la Red PwC, que está impulsando la implementación de Legito para varias entidades de PwC en Europa y Norteamérica, ha crecido a lo largo de los años, acumulando amplios conocimientos sobre la automatización de documentos y el sistema Legito.

Esto ha colocado al equipo de automatización de documentos de PwC en una posición única para convertirse en socio de implementación platino de Legito y, a través de la red de PwC, ayudar a los clientes con la implementación de Legito a escala global.

Este caso práctico ofrece una visión del viaje de las entidades europeas de PwC con Legito entre los años 2018 y 2022. El viaje continúa, y la sólida relación entre PwC y Legito ha crecido para comenzar a lanzar servicios de automatización de documentos al mercado externo juntos como socios.

Desde 2018, trabajamos con la tecnología de Legito en nuestro Centro de Excelencia, que ofrece servicios de gestión del ciclo de vida de los documentos y automatización de documentos en toda la red global de PwC. Establecer una asociación con Legito es una prueba del éxito que hemos logrado con Legito internamente.
Tomas Fiala

Director

Desafíos

  • Se requería un alto nivel de estandarización del contenido de los documentos antes de la automatización.
  • Muchas partes interesadas definen el contenido de los documentos automatizados.
  • Los servicios regulados exigen estrictos requisitos de confidencialidad y seguridad de los documentos.
  • Organización internacional que opera en varios idiomas.
  • Las unidades operativas suelen trabajar independientemente unas de otras.
  • Los cambios en las leyes y normativas exigen actualizaciones periódicas de los documentos; es esencial que todos los empleados utilicen versiones actualizadas de los documentos.
  • La gobernanza detallada y la elaboración de informes sobre las plantillas es una necesidad para la dirección de nivel C.

Proyecto Piloto y Evaluación

  • Proyecto Piloto de 6 meses
  • Documento extremadamente complejo para unos pocos casos de uso con el objetivo de realizar una prueba en profundidad de las capacidades del sistema.
  • Legito colaboró con un único usuario capacitado por PwC sin formación en TI del departamento de destino.
  • El usuario avanzado era un recurso totalmente dedicado a probar todas las capacidades del sistema.
  • Se celebraron reuniones periódicas entre Legito, el usuario y las partes interesadas en el proyecto para intercambiar opiniones.

Ensamblar el equipo de ejecución

Una vez finalizado el proyecto piloto, y tras determinar que el software de Legito cumplía todos los requisitos, PwC comenzó a reunir un equipo interno para identificar posibles casos de uso, definir los parámetros de implantación (automatización de documentos y procesos) y fomentar la adopción por parte de miles de empleados-usuarios en docenas de oficinas.

El equipo interno de Legito de PwC estaba formado por:

  • Un lider de proyecto
  • Un Product Owner (Power User)
  • Dos (2) especialistas para asesorar sobre las capacidades de Legito e identificar posibles casos de uso (usuarios avanzados).
  • Tres (3) especialistas en automatización de documentos y procesos (Power Users)
  • Dos (2) especialistas en TI (a tiempo parcial) para dirigir la integración de Legito en el entorno de TI de PwC.

Escalando dentro de la organización

En 24 meses, el citado equipo interno fue capaz de:

  • Automatizar completamente más de cincuenta (50) plantillas de documentos, incluidos contratos, en varios idiomas, así como versiones en dos idiomas.
  • Embarcar a más de 2.500 usuarios activos en más de treinta (30) países.
  • Sustituir el sistema anterior y automatizar los documentos existentes.
  • Formar nuevos usuarios internos en varios países.

Incorporar usuarios y sustituir la solución heredada

  • Se celebraron talleres con las principales partes interesadas para obtener su compromiso y apoyo a la automatización.
  • Una visita guiada personalizada creada dentro de la interfaz de usuario fue suficiente para que los usuarios se unieran y empezaran a utilizar la plataforma.
  • Se organizaron sesiones de feedback para responder a las experiencias iniciales de los usuarios y proporcionarles orientación adicional.

Automatización de notas de estados financieros complejos

Un estado financiero es un documento complejo compuesto por tablas llenas de datos financieros y el texto correspondiente. La automatización ayuda a acortar el tiempo de preparación y garantiza la coherencia de los documentos.

La plantilla utiliza las siguientes características de Legito:

  • Importación de datos financieros de hojas Excel
  • Controles de cálculo automatizados mediante la función de alerta de Legito
  • Agrupación de 3 subplantillas / formularios
  • Cientos de cláusulas condicionadas, filas y columnas de tablas y otros elementos de Legito

Automatización del flujo de trabajo

  • Flujo de trabajo anticipado y opciones de colaboración (compartir, negociar, etc.) que requieren una comunicación clara a los usuarios de que los documentos se redactarían únicamente en Legito para aprovechar todas las herramientas de colaboración.
  • La funcionalidad mejorada del flujo de trabajo se utilizará para agilizar la revisión y aprobación de documentos en toda la organización.

Integraciones e inteligencia de datos

  • Integración entre el sistema nativo de gestión de usuarios de PwC (SSO) y los permisos de usuario de Legito mediante API.
  • Envío de datos en tiempo real a Microsoft PowerBI para informes personalizados que muestran las estadísticas de uso de las plantillas.

Resultados

  • Más de 50 plantillas automatizadas.
  • 53 oficinas automatizadas y más de 30 territorios automatizados.
  • Ahorro estimado de 1,5 horas por documento.
  • Más de 1.000 documentos generados al mes, implantados inicialmente sólo en la primera región.
  • Mejora de la experiencia del usuario durante la fase de preparación del documento, así como para los revisores del mismo, lo que generó una mayor calidad del documento.
  • La implantación de la plataforma Legito impulsó nuevos esfuerzos de normalización y automatización de documentos en toda la red de PwC.

Webinar: Automatización de documentos en PwC (Sólo en inglés)

Nuestro webinar sobre Automatización de documentos en PwC, presentado por Gary Eunson, Chief Revenue Officers de Legito, cuenta con la participación de Ian Emond, Director Ejecutivo de Desarrollo de Negocio, y Mark Settle, Presidente de Legito Norteamérica, y muestra cómo el enfoque de datos estructurados de Legito para la automatización de documentos hace posible que PwC, una de las mayores firmas de servicios profesionales del mundo, ahorre tiempo y mejore la experiencia del cliente en múltiples países y unidades de negocio.

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