Caso práctico Automatización de documentos en agencias inmobiliarias

Nombre:SwissLife Fincentrum
Página web:https://www.swisslife.com
Sector:Inmobiliaria
Corredores:500
Jurídico:10 juristas

 

 

 

Más sobre Fincentrum

Caso práctico: Automatización de documentos en agencias inmobiliarias

Mejoras clave

Minutos ahorrados por operación

Plantillas automatizadas

Documentos Word unificados en uno

%

Reducción del tiempo de entrega de los contratos

Contexto

 

  • Fincentrum Reality, una empresa inmobiliaria de Fincentrum & Swiss Life Select, cuenta con aproximadamente 150 agentes inmobiliarios y 3 abogados internos que gestionan las operaciones legales.
  • Fincentrum Reality procesa 1.600 operaciones al año y ofrece un servicio completo a sus clientes, que incluye asistencia jurídica, contratos y custodia.
  • Desarrolló un sistema CRM interno para realizar un seguimiento de las oportunidades y los clientes de los agentes.
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«Pocos días después de que publicara la directriz que obligaba a todos los abogados a utilizar Legito para la redacción automatizada de contratos, los abogados no estaban contentos con tener que aprender algo nuevo y hubo bastante rechazo a hacer las cosas a la antigua usanza. Después de 2 semanas de utilizar Legito, mientras el servidor de Legito estaba en mantenimiento regular, nuestros abogados me preguntaron cuándo Legito volvería a estar en funcionamiento porque no podían imaginar redactar contratos manualmente de nuevo..»

Retos

 

  • Tiempo de entrega de los contratos entre los corredores y los departamentos jurídicos
  • Calidad del primer borrador de los contratos creados por abogados y corredores
  • Excesivo papeleo
  • Ejecución rápida y eficaz de las operaciones «in situ»
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Implementación

 

  • Una única plantilla de contrato de compraventa de bienes inmuebles con seis (6) plantillas agrupadas (poder notarial, consentimiento del cónyuge, etc.).
  • Contrato de compraventa con todas las opciones posibles e instrucciones de automatización incorporadas en más de 150 páginas en MS Word. Había cientos de opciones y miles de dependencias lógicas (condiciones y repeticiones). Automatización subcontratada a un socio de Legito.
  • Para completar la versión 1.0 se necesitaron aproximadamente cuatro (4) meses de pruebas y cinco (5) iteraciones.
  • Posteriormente, debido a la respuesta positiva de la fase inicial, Fincentrum Reality decidió automatizar internamente 21 plantillas adicionales sin la ayuda de Legito. Estas plantillas eran más cortas y menos complejas que el contrato de compraventa, por lo que resultaban más fáciles de automatizar. Estas plantillas incluían un contrato de alquiler/arrendamiento, un AML, un contrato de corretaje, varios contratos de custodia y un contrato de reserva.

Integraciones y firmas electrónicas

 

  • Todas las plantillas automatizadas están conectadas con el sistema CRM propiedad de Fincentrum Reality, y los documentos en Legito se rellenan automáticamente con los datos del CRM para evitar la doble entrada de datos.
  • Todos los contratos y documentos, excepto los que requieren verificación de firma por Notario Público, se firman a través de la solución de firma diametral propiedad de Legito, Legito BioSign.
  • Los documentos generados por Legito y los PDF firmados a través de Legito BioSign se guardan automáticamente en un almacenamiento de archivos independiente únicamente como copia de seguridad.
  • Todos los abogados y agentes utilizan Single Sign On para acceder a Legito, utilizando el protocolo OAuth.
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Incorporación

 

  • Al principio, sólo los abogados internos utilizaban Legito para redactar contratos para los Corredores.
  • Tras esta fase inicial, se concedieron permisos a los agentes en Legito para crear documentos para su revisión legal o para su ejecución.
  • Los agentes inmobiliarios recibieron formación sobre el manejo de todos los procesos de flujo de trabajo utilizando Legito.
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Resultados

 

  • La tecnología superior ayuda a Fincentrum Reality a contratar a los mejores brokers.
  • Aumento de los ingresos porque los Brokers cerraron más operaciones más rápido,
  • Los brokers tuvieron más tiempo para conseguir nuevos clientes
  • El departamento jurídico proporciona un soporte legal de calidad más rápido a todos los corredores.
  • Todos los contratos y documentos utilizados con frecuencia en las transacciones inmobiliarias se automatizaron en pocos meses.
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