Caso práctico Un bufete internacional aumenta sus credenciales LegalTech

Nombre:Gomez-Pinzón  
Página web:https://gomezpinzon.com/
Sector:Legal
Tamaño:200 empleados

 

Más sobre Gómez-Pinzón

Caso Practico

Un bufete internacional aumenta sus credenciales LegalTech

Nombre:Gomez-Pinzón  
Página web:https://gomezpinzon.com/
Sector:Legal
Tamaño:200 empleados

 

Más sobre Gómez-Pinzón

Mejoras clave

Abogados incorporados en un mes

Plantillas automatizadas en dos meses

%

Tiempo ahorrado por documento tras un mes de automatización

Antecedentes

Gómez-Pinzón, un bufete de abogados con sede en Bogotá, Colombia, y miembro de la Alianza Affinitas, se distingue de sus homólogos por ofrecer un asesoramiento respetado en diversas áreas del derecho.

Altamente innovadora, y reconocida como una de las firmas de abogados más influyentes de América Latina, Gómez-Pinzón integra herramientas de software de última generación dentro de sus procesos que, combinadas con un trabajo riguroso, permiten a la firma ofrecer a sus clientes y socios múltiples soluciones de servicio que la sitúan muy por delante de la competencia.

Detalles de la operación:

 

  • 25.000.000.000 de dólares en operaciones en el último año
  • reconocidos año tras año por Chambers & Partners y Legal 500

En Gómez-Pinzón tenemos el firme compromiso de apalancar nuestros servicios jurídicos en herramientas tecnológicas, que nos den la eficiencia necesaria para seguir prestando servicios de alta calidad y ofreciendo el mejor servicio al cliente.

Mauricio Jaramillo

Socio

Retos

  • Muchos de los servicios y procesos internos de la firma requieren la preparación, gestión y seguimiento de muchos documentos, incluyendo informes y contratos.
  • Gestionar información sensible y confidencial de los clientes.
  • Muchos colegas trabajan a distancia.
  • Muchos proyectos requieren una colaboración estrecha y continua entre Gómez-Pinzón y sus clientes y colaboradores.
  • Los documentos requieren actualizaciones periódicas debido a cambios en la legislación, y es necesario garantizar que todos los empleados trabajan con contenidos actualizados y aprobados.
  • Es necesario introducir en los documentos datos almacenados en aplicaciones independientes.
  • Deseo de automatizar procesos repetitivos y cíclicos para que los abogados tengan tiempo de prestar un servicio de calidad.
  • Necesidad de estructurar los datos y procesos de modo que los periodos de mayor carga de trabajo documental puedan repartirse a lo largo del año.

Retos

  • Muchos de los servicios y procesos internos de la firma requieren la preparación, gestión y seguimiento de muchos documentos, incluyendo informes y contratos.
  • Gestionar información sensible y confidencial de los clientes.
  • Muchos colegas trabajan a distancia.
  • Muchos proyectos requieren una colaboración estrecha y continua entre Gómez-Pinzón y sus clientes y colaboradores.
  • Los documentos requieren actualizaciones periódicas debido a cambios en la legislación, y es necesario garantizar que todos los empleados trabajan con contenidos actualizados y aprobados.
  • Es necesario introducir en los documentos datos almacenados en aplicaciones independientes.
  • Deseo de automatizar procesos repetitivos y cíclicos para que los abogados tengan tiempo de prestar un servicio de calidad.
  • Necesidad de estructurar los datos y procesos de modo que los periodos de mayor carga de trabajo documental puedan repartirse a lo largo del año.

Proyecto inicial y evaluación

  • Un país, un equipo, un único caso de uso
  • Tres meses de implantación
  • Se seleccionó un documento de prueba para automatizarlo con el fin de probar a fondo las capacidades del software y calibrar sus beneficios.
  • Los ingenieros jurídicos de Legito ayudaron a la empresa a formar a algunos empleados para que se convirtieran en expertos en automatización del departamento de innovación de Gómez-Pinzón.
  • Puesta a punto periódica de la implementación mediante sesiones de formación y feedback con los usuarios avanzados y las partes interesadas del proyecto.
  • Formación del equipo de implementación

Formación del equipo de implementación

Una vez finalizado el proyecto inicial y automatizada la primera plantilla, quedó claro que Legito cumplía todos los requisitos de Gómez-Pinzón. Gómez-Pinzón reunió un equipo interno para identificar los casos de uso y las oportunidades de automatización y comenzar la implantación de los nuevos procesos y automatización de documentos y procesos, así como la formación, para garantizar la adopción en toda la organización.

Formación del equipo de implementación

Una vez finalizado el proyecto inicial y automatizada la primera plantilla, quedó claro que Legito cumplía todos los requisitos de Gómez-Pinzón. Gómez-Pinzón reunió un equipo interno para identificar los casos de uso y las oportunidades de automatización y comenzar la implantación de los nuevos procesos y automatización de documentos y procesos, así como la formación, para garantizar la adopción en toda la organización.

Expansión del proyecto

En menos de cinco meses, el equipo de Gómez-Pinzón fue capaz de:

  • Automatizar en profundidad 3 plantillas.
  • Incorporar a 30 usuarios.
  • Reducir significativamente el tiempo de creación de sus documentos.
  • Utilizar plantillas automatizadas para redactar más de 100 documentos.
  • Reducir los tiempos de procesamiento de documentos en aproximadamente un 70%.

Incorporación e implantación inicial

Incorporación e implantación inicial

  • Se invitó a los usuarios a talleres de automatización de documentos.
  • El equipo de implementación desarrolló una visita guiada para ayudar a los usuarios en la redacción de documentos.
  • Formación satisfactoria utilizando los cursos en línea de Legito y los materiales de la base de conocimientos de Legito.

Soluciones de automatización implementadas

  • Importación automática de datos entre documentos
  • Estructuración colaborativa de documentos entre múltiples equipos.
  • Flujos de trabajo y aprobaciones automatizados personalizados.
  • Cientos de elementos, tablas y artículos automatizados.

Resultados

  • Aproximadamente un 70% de ahorro de tiempo global en la preparación de cada documento.
  • Más de 20 plantillas automatizadas.
  • 30 usuarios utilizan regularmente la automatización avanzada de documentos.
  • Más de 50 documentos redactados automáticamente cada mes.

Resultados

  • Aproximadamente un 70% de ahorro de tiempo global en la preparación de cada documento.
  • Más de 20 plantillas automatizadas.
  • 30 usuarios utilizan regularmente la automatización avanzada de documentos.
  • Más de 50 documentos redactados automáticamente cada mes.

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